Cara Membuat Label Undangan di Ms. Word dengan Mail Merge

Dari kebanyakan orang yang saya temui, hampir semuanya yang membuat label undangan menggunakan Table, bahkan ada yang menggunakan Teks Box. Ada juga yang mendownload dari situs resminya karena tidak mau ambil repot dan pusing-pusing. Jujur saja, settingan yang pernah saya download resmi itu sangat kacau dan saat di print meleset sangat jauh!
Nah, kali ini saya akan mensharing tutorial pembuatan label undangan yang memang belum lama saya temukan. Dan hasilnya sangat memuaskan dan prosesnya pun sangat mudah.
Di tutorial kali ini kita akan menggunakan fitur yang bernama Mail Merge. Kelebihan dari Mail Merge ini, kita hanya perlu menyusun satu kotak table yang nantinya akan diterapkan ke semua label selanjutnya. Coba bayangkan kita mengetik 1.000 nama, lalu format namanya salah atau kurang satu enter saja, otomatis kita harus memperbaiki semuanya kan?

Pertama-tama Alat yang kita persiapankan sebelumnya adalah penggaris, untuk mengukur jarak label.

Buka Microsoft Word (Di tutorial ini saya menggunakan MS Word 2010).Setelah itu kita arahkan mouse kita ke Mailing > Start Mail Merge > Label. (Gambar 1)

Gambar 1
Nanti akan muncul layar Label Option. Di situ akan banyak list jenis label, tapi kita tidak akan menggunakannya karena memang tidak cocok dengan label yang kita gunakan.Setelah itu kita pilih New Label (Gambar 2)

Gambar 2
Nanti akan muncul layar seperti ini. (Gambar 3)

Gambar 3
Sebenarnya di atas sudah ada gambar penjelasan, tapi saya tetap akan menjelaskan ulang.
Vertical pitch : Jarak dari label satu ke label dua (arah ke bawah)
Horizontal pitch : Jarak dari label satu ke label dua (arah ke kanan)
Label height : Tinggi Label
Label width : Lebal Label
Number across : Jumlah Label dari kiri ke kanan
Number down : Jumlah lable dari atas ke bawah
Label Width : Lebar ukuran kertas label
Label Height : Tinggil ukuran kertas label
Pada bagian Page size diganti ke Custom agar ukuran bisa diganti.
Di sinilah kita akan menggunakan penggaris. Sebagai contoh, Label yang saya gunakan adalan Label Tom & Jerry tipe 103, masukan nilainya seperti gambar dibawah ini (Gambar 4).

Gambar 4 (Untuk Label Tom & Jerry 103)
Setelah itu Klik OK dan OK lagi. (Gambar 5)

Gambar 5
Nanti settingan MS Word kamu akan jadi seperti ini. (Gambar 6)

Gambar 6
Kalau seperti ini pasti masih ada yang bingung, kok enggak ada kotak-kotaknya?
Jangan khawatir, kamu tinggal pilih Layout (yang ada warna kuning di atas tulisannya), setelah itu klik View Gridlines. Nanti akan jadi seperti ini. (Gambar 7)

Gambar 7
Kalau misalnya ada garis yang tidak muncul coba kamu perbesar atau perkecil menggunakan zoom yang ada di pojok bawah kanan agar garisnya muncul. Sebenarnya garisnya ada cuma tidak kelihatan saja.
Tahap pembuatan ukuran label sudah selesai, setelah ini kita akan menuliskan nama-nama labelnya di Ms Excel.
Saya akan ambil contoh membuat label nama-namanya seperti ini (Kolom 1 beisi Nama, Kolom 2 berisi Alamat). (Gambar 8)

Gambar 8
Kalau sudah Save filenya dan namai sesuai yang kamu inginkan.
Setelah itu kita kembali pindah ke layar Ms Word. Pilih Mailing > Select Recipents > Use Existing List. (Gambar 9)

Gambar 9
Setelah itu buka file Excel yang sudah kamu simpan tadi, klik Open (Gambar 10).

Gambar 10
Pada Select Tabel, pilih Sheet1$, lalu klik Ok. (Gambar 11)

Gambar 11
Maka hasilnya akan seperti ini. (Gambar 12)

Gambar 12
Setelah itu pilih Insert Merge Field dan pilih field yang mau dimasukan.
Atur fieldnya seperti ini.
<<Nama>>
<<Alamat>>
Lihat Gambar 13.

Gambar 13
Setelah itu klik Update Label dan klik Preview Result (Gambar 14)

Gambar 14
Nanti akan jadi seperti ini. (Gambar 15)

Gambar 15
Kalau ingin dicetak kamu tinggal klik Finisih & Merge > Print Documents.
Tapi kalau kamu ingin menyimpannya dalam bentuk dokumen tersendiri kamu bisa pilih Finish & Merge > Edit Individual Documents.
Selesai, semoga bermafaat

Subscribe to receive free email updates: